Zapytanie ofertowe-archiwum
ZAPYTANIE OFERTOWE
Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Podegrodziu zaprasza do złożenia oferty na świadczenie usług uporządkowania i zarchiwizowania dokumentów w składnicy akt Ośrodka Pomocy Społecznej w Podegrodziu
I. Nazwa oraz adres Zamawiającego:
Ośrodek Pomocy Społecznej w Podegrodziu
33-386 Podegrodzie 248
tel. 537 773 537
e-mail: ops_podegrodzie@pro.onet.pl
II. Tryb udzielania zamówienia i jego przedmiot.
Zamawiający zaprasza do złożenia oferty (załącznik nr1) na podstawie zapisu art.4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. „Prawo zamówień publicznych” (tj. Dz.U. 2019 poz. 1843 z późn. zm.), z wyłączeniem stosowania ww. ustawy.
III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.
-
Przedmiotem zamówienia jest :
- segregacja akt
- brakowanie dubletów
- scalanie dokumentów
- ułożenie chronologiczne dokumentów
- nadanie sygnatur na teczkach i pudłach
- sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych akt w układzie chronologiczno-rzeczowym w formie pisemnej i elektronicznej
- sporządzenie odpowiednich dokumentów dla dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia
- umieszczenie zarchiwizowanych akt na regałach w magazynach składnicy akt OPS
-
Powyższym czynnościom podlegać będą:
- akta osobowe
- dokumenty księgowe
- dokumentacja świadczeniobiorców pomocy społecznej
- korespondencja
- dokumentacja projektu RPOWM po zakończeniu okresu jego trwałości
- inne
Łącznie ok 60-70 mb
-
Termin realizacji usługi:
- pierwsza połowa 2020r.
- nie dłużej niż 2 miesiące od dnia podpisania umowy
- w godzinach pracy OPS
-
Ośrodek Pomocy Społecznej w Podegrodziu posiada instrukcję kancelaryjną oraz jednolity wykaz akt
IV. Opis wymagań stawianych Wykonawcy:
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu:
- dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawne narzucają taki obowiązek
- posiadają wiedzę i doświadczenie
- dysponują odpowiednim potencjałem technicznym
- dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 1 kwietnia 2005r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz.U. z 2005 nr 68 poz. 596)
V. Kryterium oceny ofert.
- najniższa cena za 1 metr bieżący – 2 pkt
- udokumentowane kwalifikacje do wykonania usługi – 2pkt
- udokumentowane doświadczenie – 2 pkt ( 1x zaświadczenie, referencje itp.)
- czas wykonania usługi – 2 pkt
VI. Sposób przygotowania oferty:
-
Wypełniony formularz ofertowy wg Załącznika nr 1 – wzór oferty.
-
Podpisane oświadczenia
-
Komplet wymaganych dokumentów
VII. Miejsce i termin oraz sposób złożenia oferty
-
Ofertę należy złożyć w Ośrodku Pomocy Społecznej w Podegrodziu , 33-386 Podegrodzie 248.
Ofertę można składać drogą pocztową, przesyłką kurierską, osobiście w terminie do dnia 31 stycznia 2010r.do godziny 15:00.
Oferty, złożone po terminie nie będą rozpatrywane. W toku badania i oceny ofert Zamawiający, może żądać od oferentów wyjaśnienia dotyczących treści złożonych ofert. W przypadku składania oferty za pośrednictwem poczty decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej nadania.
VIII. Informacje dodatkowe:
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie dokonania wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego zapytania ofertowego w trakcie postępowania.
6. Treść oferty (formularza ofertowego) musi być zgodna z niniejszym zapytaniem i nie może zawierać modyfikacji w stosunku do Formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania. Oferta nie spełniająca wymogów określonych w zdaniu poprzedzającym nie będzie podlegać wyborowi.
IX. Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:
Sabina Urbanik – Kierownik OPS
X. Załączniki do zapytania ofertowego:
-
Formularz ofertowy.
Oświadczenie o spełnianiu warunków.
